World Cosplay Summit 2019 -karsintakisan säännöt ja hakuohjeet

Tämä sivu sisältää tiedot World Cosplay Summit (WCS) 2019 Suomen karsinnan kisaajahakuun. Lue koko sivu huolella, sillä kaikki tarvittava tieto löytyy tältä sivulta. Lisätietoja ja tarkennuksia voi kysyä sähköpostitse osoitteesta adreena(ät)tracon.fi.

Traconissa järjestettäviin Suomen World Cosplay Summit 2018 -karsintoihin osallistujat valitaan hakemusten perusteella kesällä 2018. Kisaan ei voi ilmoittautua muutoin. Kisaajahaussa valitaan 8 paria kisaamaan karsinnoissa syyskuussa 2018, sekä viisi paria varasijoille.

HUOM: Hakuaikaa on jatkettu päättymään 30.6.2018 keskiyöllä, tai jo aiemmin, jos kaikki osallistujapaikat tulevat täyteen.

Hakemuksia otetaan vastaan 1.-30.6.2018 osoitteeseen adreena(ät)tracon.fi. Sähköpostin otsikkoon on kirjoitettava teksti WCS-HAKEMUS ja kisaajien oikeat nimet. Muihin osoitteisiin lähetettyjä hakemuksia ei hyväksytä. Määräajan päättymisen jälkeen hakemuksia ei oteta enää vastaan. Perille saapuneesta hakemuksesta tulee kuittaus kolmen päivän sisään.

Kisaajien valinta tehdään viimeistään heinäkuun 1. päivä, hakuajan päätyttyä. Esikarsinnan tulokset julkistetaan viimeistään 1.7.2018. Jokaiselle hakemuksen lähettäneelle ilmoitetaan sähköpostitse esikarsinnan tulos heidän osaltaan ennen kuin tulokset julkistetaan. WCS-karsintaan valittujen on viipymättä kuitattava osallistumisensa kisaan ja toimitettava Suomen WCS-järjestäjille pyydetyt tiedot. Varasijoille valittujen on vahvistettava sähköpostitse, haluavatko he jäädä varasijalle odottamaan mahdollisia peruutuspaikkoja kisaan. (Varasijalta voi päästä kisaan vielä heinäkuun 2018 aikana, mutta ei enää myöhemmin.)

WCS-karsintaan valittujen on annettavaan määräaikaan mennessä toimitettava Suomen WCS-järjestäjille seuraavat dokumentit:

  • esittelyteksti ja kuvia tiimistään

  • tiedot ja referenssikuvat hahmoista

  • proppilista, jota varten propit on punnittava ja mitattava

  • esityksen musiikki

  • valo-ohjeistus

Kilpailuun valitut saavat tulossähköpostin yhteydessä tarkemmat tiedot ja deadlinen tiedostojen toimittamiseen. Jos tietoja ei ole toimitettu määräaikaan mennessä, kisaajapari hylätään. Kisaajilta voidaan pyytää myös muita tietoja, joita voidaan käyttää karsintakisan mainontaan.

Kisaan valitut parit saavat koko viikonlopun ilmaisen sisäänpääsyn Tracon-tapahtumaan 7.-9.9.2018. Karsintakisan voittajapari lähtee edustamaan Suomea World Cosplay Summitiin Japanin Nagoyaan heinä-elokuussa 2019.

Edustajaparilta odotetaan koko edustusvuoden ajan positiivista asennetta ja edustushenkeä, sekä aktiivista osallistumista WCS-toimintaan. Edustajien tehtäviin ennen kisamatkaa kuuluu mm. World Cosplay Summit Team Finlandin Facebook-sivun päivittäminen kuulumisillaan sekä muut mainontaan liittyvät tehtävät. Kisamatkalle edustajat tarvitsevat mukaan kukin neljä cosplay-pukua erilaisissa tapahtumissa käytettäväksi. Näitä tapahtumia ovat mm. Red Carpet Parade, Osu Parade, erilaiset promootiotapahtumat ja lehdistötilaisuudet, sekä tietenkin itse Championship-finaali. Finaalia varten edustajat valmistelevat esityksen, sekä Costume Construction Report -portfolion, jolla he esittelevät pukutuomaroinnissa pukujensa valmistusta.
 

Säännöt

Esikarsinnassa käytetään World Cosplay Summitin virallisia sääntöjä soveltuvin osin. Säännöt löydät täältä: World Cosplay Summit Participation Regulations for Cosplayers (http://www.worldcosplaysummit.jp/en/about/regulations.html). Epäselvissä tilanteissa, ota yhteyttä sähköpostitse adreena(ät)tracon.fi. Esikarsintaan osallistuvia pareja kehotetaan lukemaan säännöt tarkoin. Esikarsintaan osallistuvien parien on oltava täysi-ikäisiä kesäkuun 2019 loppuun mennessä.

Vuosien 2017 ja 2018 WCS-edustajaparit tai yksittäiset finalistit EIVÄT saa osallistua esikarsintaan. Aikaisempien vuosien WCS-edustajat SAAVAT osallistua esikarsintaan. Suomen WCS-karsinnoissa aiemmin kilpailleet tai sijoittuneet parit SAAVAT osallistua esikarsintaan.

Hakemuksista arvioidaan esikarsinnan osallistujien ideoita karsintakisaesitystään varten. Pukujen ei tarvitse olla valmiita ja esityksen sisältöä saa muuttaa vielä hakemuksen hyväksymisen jälkeen. Esitysideoissa on otettava huomioon sääntöjen asettamat rajoitukset.
 

Hakemuksen sisältö

Hakemuksessa esitellyt puvut voivat olla myös aiemmin tehtyjä, mutta eivät aiemmin WCS-karsinnoissa käytettyjä. Hakemuksessa on myös esiteltävä WCS-sääntöjen mukaisen esityksen synopsis eli juoni- ja tapahtumakuvaus. Tätä esitystä on sallittua muuttaa vielä ennen karsintakisaa, mutta koska synopsis on osa tuomarointia, siihen kannattaa panostaa jo hakemusvaiheessa. Huomaattehan, että WCS:n ja Traconin säännöt voivat poiketa toisistaan, jolloin Traconin lavahenkilökunta voi pyytää teitä muuttamaan osia esityksestänne. Lisätietoja pyydettäessä osoitteesta cosplay(ät)tracon.fi.

Hakemusten kieli on englanti.

Hakemuksessa on oltava:

  • Tiedot osallistujista: oikeat nimet sekä nimimerkit, joita toivotte teistä käytettävän, syntymäajat, yhteystiedot.

  • Aiempi cosplaykisakokemus: molempien aiempi kisakokemus sekä mahdolliset sijoitukset.

  • Kuvia valitsemistanne kisapuvuista: Esitelkää kisapuvut sekä referenssikuvilla että mahdollisilla valmiiden osien kuvilla.

  • Esityksen synopsis: Kirjoittakaa synopsis eli lyhyt tiivistelmä esityksestänne, jolla aiotte kisata karsintakilpailussa. Kertokaa musiikista, liikehdinnästä, juonesta, taustapropeista... Esitelkää selkeästi, mitä aiotte lavalla tehdä. Voitte havainnollistaa tätä myös kuvin.

Tiedostojen muodon on oltava PDF.

Tiedoston enimmäissivumäärä on 10 sivua, josta valtaosan on oltava kuvia. Muista liittää tarpeeksi suuria kuvia, että niistä saa selvää! Tekstillä voi selittää myös epäselväksi jääviä kuvia. 

Hakemuksessa voi olla linkkejä myös esimerkiksi Facebook-sivullenne, cosplaygallerioihin yms.

Voitte myös käyttää valmista pohjaa, johon voitte lisätä kuvia ja tekstiä. Pohjaan voi tarvittaessa lisätä sivuja ja kuvia. Huomaa: pohja nimeää hakijat Cosplayer 1:ksi ja Cosplayer 2:ksi. Hakijat päättävät itse kumpi heistä on kumpi.

Myös tähän pohjaan tehdyt hakemukset on lähetettävä PDF-tiedostona.

Hakemuspohja: WCS Hakemuspohja.docx
 

Hakemuksen lähettäminen

Hakemuksia otetaan vastaan 1.-30.6.2018 osoitteeseen adreena(ät)tracon.fi. Sähköpostin otsikkoon on kirjoitettava teksti WCS-HAKEMUS ja kisaajien oikeat nimet. Muihin osoitteisiin lähetettyjä hakemuksia ei hyväksytä. Hakuaika päättyy lauantaina 30.6.2018 klo 24. Hakuajan päättymisen jälkeen hakemuksia ei oteta enää vastaan. Perille saapuneesta hakemuksesta tulee kuittaus kolmen päivän sisään.

Valinnoista ilmoitetaan kaikille hakijoille henkilökohtaisesti viimeistään 1.7.2018 aikana. Kisaajien on vahvistettava kisapaikan vastaanottaminen hyväksymisviestissä saamiensa ohjeiden mukaan.
 

Muuta tietoa

Kisaajien profiilit julkaistaan kesällä Traconin nettisivuilla, ja kesän aikana profiilit esitellään myös jokainen erikseen WCS Team Finlandin sivulla Facebookissa.

Kaikkia esikarsintaan osallistuvia kehotetaan tutustumaan World Cosplay Summitiin kisana jo ennen hakemuksen lähettämistä. YouTubessa voi katsella esimerkiksi aikaisempien vuosien kisaesityksiä laittamalla hakuun World Cosplay Summit, ja Anikin kuva-arkistossa voi tutustua kaikkien aikaisempien edustusparien kisamatkoihin kuvina. Cosplay Finland Tourin blogissa on kirjoituksia kisamatkoista, ja Facebookista löytyy muutaman aiemman vuoden edustajien sivuja, jotka löytyvät laittamalla hakuun WCS Team Finland.

Lisätietoja ja tarkennuksia voi kysyä sähköpostitse osoitteesta adreena(ät)tracon.fi.

Henkilötietojen käsittely

Hakemusten yhteydessä kerättäviä henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, ainoastaan ilmoittautumisen käsittelyä varten. Hakemukset toimitetaan pienelle ryhmälle suomalaisia tuomareita. Vain lopulliseen finaaliin lähtevien osallistujien tiedot toimitetaan kansainvälisen kilpailun järjestäjille. Tätä poikkeusta lukuunottamatta tietoja ei luovuteta ulkomaille. Julkisesti voidaan ilmoittaa finaaliin valittujen henkilöiden nimi sekä hahmotiedot, mutta ei muita henkilötietoja.

WCS-karsinnan kisaajahaun tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä vastaa Iris Rönkkö, jonka tavoitat sähköpostitse osoitteesta iris.ronkko(ät)gmail.com.

 

Korjaus 18.6.2018: Aiemmin ilmoitetusta poiketen kilpailuun otetaan yhteensä 8 paria (aiempi tieto 12 paria).

Säätöyhteisö B2 ryConikuvat.fi